Consentimiento digital por escrito para compartir información
En este documento, se analizan las mejores prácticas relacionadas con el uso de herramientas digitales para obtener un consentimiento por escrito para compartir información. Antes de leer el documento, le recomendamos que revise las secciones cómo trabajar con los sobrevivientes respecto del permiso de publicación de información personal y qué exige la ley respecto de la privacidad y la confidencialidad del sobreviviente.
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Importancia del consentimiento por escrito
Las pautas de confidencialidad federales exigen que, cuando los/las sobrevivientes desean un programa de servicios a las víctimas para compartir información personal con un tercero, el programa primero debe obtener un consentimiento por escrito informado y de duración limitada.
La norma sobre el consentimiento por escrito informado y de duración limitada pretende lo siguiente:
resaltar, tanto para los/las sobrevivientes como para los/las proveedores/as, que la información le pertenece a el/la sobreviviente;
registrar instrucciones claras para que los/las proveedores/as sepan exactamente cómo y de qué manera el/la sobreviviente desea que se divulgue su información;
protegerse de la suplantación de la identidad y prevenir que otras personas accedan a la información del/de la sobreviviente sin su consentimiento; y
proporcionar documentación de respaldo que establezca que el sobreviviente solicitó la divulgación de la información.
Ni la Ley de Violencia Contra las Mujeres (VAWA, por sus siglas en inglés), la Ley de Servicios y Prevención de Violencia Familiar (FVPSA, por sus siglas en inglés), ni la Ley de Víctimas del Delito (VOCA, por sus siglas en inglés) definen el término "escrito", pero en general se entiende que hace referencia a un documento firmado por el/la sobreviviente que detalla las instrucciones respecto de cómo, cuándo y con quién se intercambiará su información. Si bien la opción más segura y privada para muchos/muchas sobrevivientes podría ser una reunión personal, es importante desarrollar maneras alternativas para otorgar el consentimiento de forma remota.
El consentimiento remoto podría ser necesario para sobrevivientes que viven lejos del programa, para quienes estén en sus trabajos durante el horario de atención del programa y para quienes no puedan reunirse en persona fácilmente por diversas razones, incluidos casos de emergencia. Al identificar opciones alternativas, es importante enfocarse en el/la sobreviviente durante el proceso y hablar de asuntos relacionados con la prevención de la suplantación de la identidad y cómo tratar cuestiones de seguridad y privacidad. Existen maneras para que los programas ofrezcan opciones enfocadas en el/la sobreviviente que lo/la ayuden a satisfacer sus necesidades a la vez que se adhieren a las mejores prácticas relacionadas con la confidencialidad.
Determinar si un consentimiento digital por escrito es una opción
A continuación, se detalla una lista de control útil para determinar si es necesario firmar un consentimiento digital por escrito. Tenga en cuenta que no todos los puntos de la lista deberían aparecer y aplicar a la situación para que el consentimiento digital por escrito sea una opción.
El/la sobreviviente ha determinado que la mejor manera de satisfacer sus necesidades es que el/la proveedor/a divulgue información personal identificable (PII, por sus siglas en inglés).
El/la sobreviviente está al tanto de las ventajas y desventajas de compartir información y de formas alternativas para satisfacer sus necesidades sin que los/las proveedores/as deban divulgar la PII.
No hay capacidad o tiempo suficiente para completar un consentimiento tradicional y firmado por escrito en persona o por correo.
El proveedor puede confirmar que realmente se está comunicando con el/la sobreviviente cuya PII será divulgada.
El proveedor tiene instrucciones claras por escrito acerca de la información que debe divulgarse, a quién, el método y el tiempo límite para la divulgación.
El/la sobreviviente escribió las instrucciones o revisó una versión por escrito de las instrucciones.
El proveedor tiene un registro de que el/la sobreviviente aprobó las instrucciones.
En esencia, los proveedores deben:
saber con QUIÉN se están comunicando;
saber QUÉ información el/la sobreviviente desea que se divulgue;
saber DE QUÉ MANERA desea que se divulgue;
saber A QUIÉN desea que se le divulgue;
saber DURANTE CUÁNTO TIEMPO el proveedor debe divulgarla;
contar con un conjunto de instrucciones POR ESCRITO que puedan ser guardadas y a las que se pueda acceder posteriormente;
DOCUMENTAR que las instrucciones fueron provistas o aprobadas por la persona cuya información se divulgará.
Escoger una herramienta digital
Las herramientas digitales, como el correo electrónico, los mensajes de texto y el chat permiten a los/las sobrevivientes comunicarse con los/las proveedores/as y enviar indicaciones a distancia. Cada herramienta tiene riesgos relacionados con la privacidad y la seguridad que los/las intercesores/as deberían explicar a los/las sobrevivientes antes de que empiecen a darles información personal. Una vez que el/la sobreviviente comprende los riesgos, puede decidir si siente que es seguro utilizar la herramienta y diseñar un plan para eliminar la información y reducir las posibilidades de que otra persona acceda a ella sin el consentimiento del/de la sobreviviente.
Nunca debe utilizarse una herramienta si el/la sobreviviente no cree que sea segura; en su lugar deberían analizarse otras opciones. Los/las intercesores/as deberían implementar las mejores prácticas respecto de las obligaciones de confidencialidad y el uso de tecnología de sus agencias para garantizar que la información del/de la sobreviviente esté protegida y almacenada adecuadamente. (Para obtener más información sobre el uso de la tecnología para comunicarse con los/las sobrevivientes, consulte el Conjunto de Herramientas de Servicios Digitales y, para obtener más información sobre las obligaciones de confidencialidad, consulte las Herramientas de Confidencialidad [en Inglés]).
Preparación
Cualquier proceso destinado a obtener el consentimiento del/de la sobreviviente para divulgar información debe cumplir con los siguientes requisitos:
Fomentar la opción del/de la sobreviviente y un verdadero consentimiento informado. Utilizar el documento de Instrucciones para el Intercesor para ayudar a guiar la conversación y determinar si se divulgará información y cuándo, con quién, de qué manera, la cantidad y el tiempo en que el proveedor divulgará la información en nombre del/de la sobreviviente.
Confirmar que el/la sobreviviente es la persona que está informando la divulgación de la información.
Obtener la firma del/de la sobreviviente (u otra forma de afirmación que pretenda representar la firma del/de la sobreviviente y que tanto el proveedor como el/la sobreviviente reconocen) que confirma que las instrucciones son correctas y que fueron aprobadas por el/la sobreviviente. Y
Preservar las instrucciones para un futuro análisis en caso de incertidumbre o desacuerdo.
Los/as proveedores/as deben desarrollar un conjunto de preguntas de rutina para reflejar su formulario de publicación. Esta información puede pegarse en un chat, mensaje de texto o correo electrónico para que el/la sobreviviente la complete cuando desea que el proveedor divulgue la información. En general, el consentimiento digital por escrito debe estar acompañado por un segundo método de autenticación, como una llamada telefónica al/a la sobreviviente, o el uso de una palabra o frase como código predeterminado para confirmar sus deseos.
Para obtener más información sobre la confidencialidad, consulte nuestra Herramienta de Confidencialidad (en Inglés).
Agradecemos a nuestra copatrocinadora Alicia Aiken, JD, del Instituto de Confidencialidad de Danu Center, por sus importantes contribuciones a la creación de este documento.
