¿Qué es una base de datos de derivación?

Las bases de datos de derivación (o bases de datos de la red de atención coordinada) almacenan y comparten electrónicamente información entre muchos socios de la comunidad. Además, son similares en propósito y diseño al Homeless Management Information Systems (Sistemas de Información de gestión de las personas en situación sin techo, "HMIS" por sus siglas en inglés).

• Las bases de datos de derivación se construyen con el fin de compartir fácilmente la información de identificación personal ("PII" por sus siglas en inglés) entre los diferentes proveedores de servicios, así como para facilitar el seguimiento de los servicios prestados y los resultados obtenidos.

• Para algunos proveedores comunitarios, la financiación o el reembolso de los servicios pueden estar vinculados al ingreso de información en la base de datos con respecto a la información de identificación personal, los servicios y los resultados obtenidos.

¿Qué ocurre si las bases de datos tienen un proceso especial para los proveedores de servicios a las víctimas (VSP por sus siglas en inglés)?

Si una base de datos de derivación anuncia un proceso especial para que la información de identificación personal introducida por los proveedores de servicios a las víctimas no se comparta, surge la pregunta: ¿por qué la información de identificación personal de las personas sobrevivientes que no se va a compartir tiene que ir a una base de datos creada con el propósito especial de compartirla? En otras palabras, si la innovación de la base de datos consiste en compartir fácilmente la información de identificación personal en toda la comunidad, ¿por qué crear una excepción cuando los proveedores de servicios a las víctimas utilizan la base de datos, pero no comparten la información de identificación personal? ¿Esto no hace que los proveedores de servicios a las víctimas parezcan " el niño problemático que no quiere cooperar"?  Lo anterior es un sentimiento descrito por muchos proveedores de servicios a las víctimas que participan en bases de datos comparables y que son una excepción especial a las normas de participación HMIS.

¿Cómo sabe un proveedor de servicios a las víctimas si debe participar en una base de datos de derivación?

Cuando se pide a los proveedores de servicios a las víctimas que participen en bases de datos de derivación, hay preguntas difíciles de responder:

De conformidad con la ley local y las normas federales, ¿está permitido que el proveedor de servicios a las víctimas ingrese la información de identificación personal en una base de datos de derivación compartida?

• ¿El programa se sentirá cómodo preguntando a las personas sobrevivientes del trauma si quieren dar su consentimiento para ingresar la información de identificación personal en la base de datos de derivación compartida para que puedan tener acceso a la ayuda?

• ¿El proveedor de servicios a las víctimas sabe quién puede acceder a la información de identificación personal que se ingresa en la base de datos?

  • ¿El proveedor de servicios a las víctimas puede dar una explicación clara a las personas sobrevivientes?

  • ¿El contrato garantiza que el acceso no cambiará una vez que se haya empezado a utilizar?

• ¿Cuáles son los recursos de personal y la formación que serán necesarios para poder utilizar la base de datos de manera en que ésta se centre en la persona sobreviviente? ¿Existen algunos recursos que los proveedores de servicios a las víctimas invierten actualmente para realizar derivaciones exitosas?

• ¿Qué hará el proveedor y/o los otros miembros de la base de datos de derivación con la información de identificación personal que se les permite ver? ¿Están autorizados a venderla, a realizar investigaciones con ella o a utilizarla para fines organizativos no relacionados con la derivación de las personas sobrevivientes a los servicios?

• ¿Seguirá siendo el proveedor de servicios a las víctimas el propietario de los datos ingresados?

• Si el proveedor de servicios a las víctimas participa en la base de datos de derivación, ¿al aceptar participar, esa respuesta afirmativa será la única forma en que las personas sobrevivientes pueden tener acceso a los servicios?

• ¿Las personas sobrevivientes de la comunidad tienen problemas para conectarse a los servicios?

  • Si es así, ¿esta base de datos de derivación aborda el problema real de las personas sobrevivientes?

• ¿Cómo se gestionarán de forma segura las filtraciones de datos y las notificaciones de fallas de seguridad? ¿Cómo responderá el proveedor si recibe una solicitud de información de identificación personal de las personas sobrevivientes?

• ¿Cuál será el beneficio, tanto para el proveedor de servicios a las víctimas como las personas sobrevivientes atendidas en el programa? ¿Superará la carga de trabajo necesaria para participar?

¿Qué significa que el proveedor de la base de datos diga "estamos cumpliendo con la ley"?

La confidencialidad legal para los proveedores de servicios a las víctimas tiende a ser muy diferente de la confidencialidad legal para los proveedores de asistencia sanitaria y otros servicios sociales. No es necesariamente suficiente para un proveedor de servicios a las víctimas que una base de datos de derivación haya sido diseñada para cumplir los requisitos legales de los proveedores de atención sanitaria u otros tipos de servicios sociales (como la "HIPAA", la "SAMHSA" u otras leyes de privacidad). Si una base de datos de derivación promete cumplir con una ley específica o con leyes en general, los proveedores de servicios a las víctimas tienen que hacer un análisis muy cuidadoso para saber si cumple con las leyes que realmente se aplican a los proveedores de servicios a las víctimas.

¿Cómo sabe el proveedor de servicios a las víctimas cuáles son sus derechos y responsabilidades?

La participación en las bases de datos de derivación vendrá probablemente acompañada de acuerdos de términos y condiciones y otros documentos redactados por los abogados del proveedor de la base de datos de derivación. Estos documentos se redactarán para proteger los intereses del proveedor. Los programas deben buscar su propio asesoramiento legal para entender estos acuerdos y potencialmente buscar acuerdos adicionales para proteger los intereses del proveedor de servicios a las víctimas y de las personas sobrevivientes a las que atiende.

Resumen

Las bases de datos de derivación son cada vez más comunes y se alentará cada vez más a los proveedores de servicios a las víctimas a participar en ellas. Aunque las colaboraciones comunitarias son increíblemente importantes para proporcionar servicios holísticos a las personas sobrevivientes, hay muchas consideraciones que deben tenerse en cuenta antes de unirse a un sistema de base de datos de derivación. La confidencialidad es clave para mantener la seguridad y la confianza en los proveedores de servicios a las víctimas. La participación en cualquier proceso de colaboración debe ser beneficiosa para las personas sobrevivientes a las que atiende el programa y factible para el programa en términos de personal y capacidad.